Caritas Goma à l’ère de l’évaluation du plan stratégique et de mise en œuvre du plan opérationnel des activités (POA)

Produire un plan stratégique mis à jour suite aux analyses, ajustements et recommandations issus de l’évaluation à mi-parcours et produire des plans opérationnels d’activités par rapport aux projets et budgets existant, c’est l’objectif poursuivi dans l’atelier- formation de 2 jours allant du 28 au 29 septembre 2017 à Goma, dans l’Est de la République démocratique du Congo (RDC), par une équipe de la Caritas Goma.

En mai 2015, Caritas Goma produisait la version finale de son plan stratégique. Un document qui définit à son sein, six objectifs prioritaires stratégiques à mettre sur pieds pour informer sur les enjeux et les défis humanitaires présents et futurs, et suggérer les réponses que la Caritas Goma tentera dans sa phase d’exécution d’apporter pour mieux répondre aux attentes des différentes communautés. Presque 3 ans après la mise en œuvre de cette ‘’carte routière’’, le temps était nécessaire de mener une évaluation. Qu’est-ce qui a marché ? Qu’est-ce qui n’a pas marché ? Sommes-nous entrain d’atteindre les objectifs fixés ? Que faire pour améliorer nos interventions ? Autant des questions que Désiré Tchato, Assistant Technique de Caritas Goma et principal facilitateur de l’atelier-formation a évoqué.

Vêtu d’une veste kaki assortie d’un jeans noir, l’expert-comptable Camerounais et ancien directeur régionale de CAFOD (Caritas d’Angleterre et du pays de Galles) pour la région de Grands Lacs (Burundi, RDC et le Rwanda) Tchato, a rappelé son souci de voir Caritas Goma atteindre sa vision qui est celle ”d’œuvrer  pour la promotion et le développement de l’homme, croire à un monde épris de liberté, où la dignité et les droits des individus sont respectés, où les biens sont perçus comme un don de Dieu et utilisés dans un esprit de solidarité et partage”.

Devant la Direction de Caritas Goma, les coordonnateurs des départements (y compris la finance et le service de comptabilité), les assistants/adjoints aux coordonnateurs, le service de la Qualité des programmes, la logistique, la cellule de Communication, le responsable de sécurité, le facilitateur a martelé sur le rôle capital du plan stratégique : ‘’C’est une feuille de route, un tableau de bord, un guide qui ressort notre vision et nos projections. Un outil qui permet l’amélioration de la qualité de nos projets, les étapes et le développement, l’exécution et le rapportage des projets‘’, a-t-il affirmé.

Après la présentation succincte du plan stratégique 2015-2019, trois focus group ont été constitués avec rôle d’évaluer un des six objectifs du plan stratégique. Pendant les exercices, les 2 autres  groupes avaient pour rôle de commenter, suggérer, compléter les résultats du groupe présentateur. Des moments riches en expériences et en partage aux dires de la plupart des participants, qui ont permis de remettre les pendules à l’heure.

Élaborer un Plan opérationnel d’activités (POA)

Consistant à élaborer des plans détaillés à court terme généralement selon la durée du financement d’un projet, le POA vient éclater les activités en sous activités spécifiques selon les étapes bien définies. C’est-à-dire, il consiste à ressortir les tâches spécifiques de nature à orienter les différents services chacun en ce qui le concerne dans la planification de son travail.

Ici, il s’agit de décortiquer chaque partie essentielle du projet a déclaré le facilitateur. Le POA apparaît donc ainsi, comme un outil d’orientation et de prise de décisions proactive aux autres services. D’où l’importance qu’il soit partagé avec ceux-ci qui interviennent directement ou non dans la mise en œuvre du projet.

A titre d’exemple, le POA d’un projet permettra au service de la logistique de mieux faire ses prévisions en matière de descentes sur terrain et donc des réservations  des véhicules ou des  motos.

L’outil en soit, permettra également au responsable du projet de mieux gérer le chronogramme des activités et de dispatcher les tâches selon le rôle de chacun, suivi des résultats attendus : Qu’est-ce qu’il faut pour le faire ? Comment je vais le faire (sous – activités et processus),  Quand et qui va le faire ? Pour quel résultat ?

Aux services de Finance, le POA permettra de faire l’approvisionnement de caisse et au chargé des Ressources Humaines, de prévoir le recrutement du personnel.

A l’issue de 2 jours de travail, des analyses et recommandations ont été émises par les participants, lesquelles seront intégrées dans le plan stratégique révisé pour la période 2015-2019.

Lydie Waridi Kone

Cellule de Communication

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